Tuesday, February 23, 2021

Tugas Sebagai Setiausaha Sangat Mencabar Dan Bukan Untuk Glamour

Hi korang...

Eksekutif secretary? secretary? atau dalam bahasa melayu setiausaha, apa sahaja yang korang faham,bukan lah satu bidang yang mudah ye kawan- kawan. Dan takde istilah kerja sebagai setiausaha hanyalah untuk mengejar glamour. Tugas ini lah sebenarnya sangat- sangat mencabar..Kebanyakkan orang hanya beranggapan bahawa setiausaha syarikat hanyalah mencatat minit mesyuarat, menyediakan laporan mesyuarat dan hanya buat kerja- kerja perkeranian sahaja. Malah ada yang merasakan jawatan setiausaha syarikat di Malaysia hanya sesuai kepada golongan wanita sahaja, salah ye...ada juga setiausaha lelaki. Apa sebenarnya tugas setiausaha ni? Apakah mereka perlu menjadi ‘telinga dan mata’ bos di pejabat sahaja?

Jom tengok apa tugas SA sebagai setiausaha di pejabat..


Apa yang SA nak share kat sini...adalah tugas- tugas seorang setiausaha syarikat. Scope kerja adalah sama, secara ringkasnya seorang Setiausaha ditugaskan agar mengekalkan kelancaran pejabat melalui pelbagai tugas pentadbiran dan perkeranian. Tugas-tugas ini merangkumi semua bukan hanya menyimpan fail dan mengambil minit mesyuarat tetapi juga menangani jadual pejabat, menyelaraskan mesyuarat dan lawatan, mengatur fail, menjawab telefon dan melakukan banyak tugas penting lainnya.

Percaya tak bekerja sebagai setiausaha kena pandai bermain dengan emosi? Pandai mengawal keadaan. Kena peka dengan situasi dan kena pandai mencari jalan penyelesaian? Itu kalau dapat boss yang baik..yang memahami. Kalau dapat boss yang mempunyai masalah emosi, terlampau tegas? Haaa masa ni la kita sebagai setiausaha akan diuji..


SA dari awal bekerja dengan company SA sekarang...dah ramai boss yang SA jaga, Dapat yang paling sporting, paling tegas, yang kiasu...semua SA dah rasa. Pernah SA kena tahan tak dapat balik sampai jam dah pukul 10 malam. Hanya semata- mata ex boss tu nak SA admit kesilapan yang SA tak buat. SA face hard situation masa tu. So...bukan customer jer always right ye...boss is always right. walau korang yakin korang tak salah. Tapi akhirnya boss yang kiasu ni tadi jadi boss yang SA sayang. Ada sebab SA diuji. Lepas beberapa bulan SA dinaikkan gred. Alhamdulillah...rindu plak kat boss Singapore SA tu. Lepas tu SA pernah jaga boss paling best jugak, tak banyak kerenah, kerja ngan dia pun best...boss perempuan tau. Sayangnya dia dah pencen tahun lepas. Ada yang cakap boss perempuan ni lagi tegas..ye bab kerja memang la boss SA ni tegas. Tapi bab- bab lain especially kebajikan memang dia the best so far. Setakat ni SA dah jaga 7 orang boss. Semua boss sangat- sangat mencabar. but alhamdulillah sampai sekarang SA suka dengan kerja SA. Its not easy for me to maintain sustaine dalam bidang ni ye...Nak pulak sekarang SA jaga satu division yang besar. Dalam 1 Division SA ada 3 lagi section. Setiap section ada bos tersendiri dan SA jaga semua boss tersebut. Semua ada lain- lain karakter dan memang mencabar.

Berikut merupakan tugas- tugas SA sebagai setiausaha.

  1. Membantu kelancaran pentadbiran pejabat & division
  2. Menjawab panggilan telefon
  3. Entertain client luar yang datang temujanji dengan boss.
  4. Melibatkan diri dan membantu pengurusan dokumen untuk team projek
  5. Menetapkan temujanji/jadual mesyuarat untuk boss dan staff
  6. Booking hotel dan penerbangan untuk boss dan semua staff
  7. Membuat claim boss
  8. Bekerjasama dengan setiausaha jabatan lain 
  9. Bekerjasama dengan setiausaha dari company lain
  10. Menguruskan majlis hari lahir atau apa sahaja majlis formal melibatkan boss dan department
  11. Menjadi mata dan telinga boss 
Haaa...itu antara tugas SA kat pejabat. SA x pasti tugas SA sama atau tak dengan setiausaha yang lain. Ada sesetengah company berpendapat setiausaha dan PA merupakan jawatan yang sama. Ye dalam konsep memang nampak sama tetapi tugas adalah berbeza. Pada SA, PA tugasnya adalah khusus menjaga semua yang berkaitan dengan boss itu sahaja, tidak termasuk staff lain di jabatan yang sama. Tugas SA lain...merangkumi semua. Setiausaha takde pembantu ye...sebaliknya PA ada pembantu yang merupakan admin dalam jabatan mereka. Best kan?

13 tahun SA bekerja di company sekarang...tahun ni umur SA 43 tahun...SA masih bertahan?Alhamdulillah SA masih setia ngan company ni...rezeki di sini maybe..dan kalau boleh biarlah kekal disini. Knowing SA x kuasa nak pi interview..hahaha....semoga allah memudahkan rezeki SA di sini...aminn.....Mencabar kan? Nampak senang jer tugas SA...sebaliknya sangat tough...semoga SA terus diberi kekuatan dan semangat dalam menjalani tanggungjawab yang diberikan kepada SA. Kena marah tu biasa. Kalau tak kena marah kita tak belajar dari kesilapan kan?

21 comments:

  1. Betul tu Kak SA.. Tugas yang sangat mencabar.. Memang respeklah pada SU ini..

    ReplyDelete
  2. dulu rabia pernah berangan nak kerja sebagai setiausaha.last2 kerja cikgu tadika :) hehhe.

    ReplyDelete
  3. haaa.. mau pening hari2 kalau ku jadi setiausaha, tukar2 bos pun dah pening

    ReplyDelete
  4. Wak pun kerja setiausaha.
    Tapi setiausaha masjid.
    Relax aje jarang2 ada kerja.

    ReplyDelete
  5. Setuju kak, kerja kita sama cuma dana setiausaha di gomen akak company swasta lagi mencabar. Selam 13 tahun di pejabat ni dana dah jaga 4 orang boss, macam-macam kerenah kita hadap, kadang boss baik senang nak berurusan tapi pegawai lain lak bermasalah .

    ReplyDelete
  6. mencabarnya nak jaga tiga bos satu masa. salute lah kak. kena multitasking dan pandai kawal emosi tu

    ReplyDelete
  7. kadang-kadang anggap kerja yang susah tu sebagai cabaran, tengpk boleh tak kita nak handle situasi tu. hehe.. selamat bekerja kak SA

    ReplyDelete
  8. secretary ni multi-tasking..mmg respectlah..

    my chairman ada 2 secretary and he is quite detail, kalau check writing - comma, titik semua kena betul..

    ReplyDelete
  9. Memang mencabar kerja sebagai SU ni.

    ReplyDelete
  10. ahaa betul tu SA. kalau tak ditegur memang sampai bila-bila la kita tak sedar kesilapan kita tu.

    ReplyDelete
  11. Jadi PA memang susah, saya salute pada PA/setiausaha yang sangat dedikasi pada BOSS mereka

    ReplyDelete
  12. LH memang tak boleh buat kerja secterary ni. Mengurus diri sendiri pun ke laut. Kerja pun nak pantas tapi sempurna. LH salute kepada secterary luar sana. Good job.

    ReplyDelete
  13. mencabar giler sbg SU ni sis SA. boss macam-macam perangai kan? wahhhhh dah 13 tahun SA kerja situ ye? sy pula dah hampir 10 tahun kerja dgn company sekarang. setia sangat (pada hal tak kuase nak pergi interview dah) kehkehkeh

    ReplyDelete
  14. Salute SA jaga smapai 3-4 bos. Saya jaga seorang pun dh rasa penat. Skop keja lebih kurang sama mcm saya di sektor government cuma saya mmg handle bos sorang je. Nk booked tiket flight ke, hotel ke utk bos shj. Staff lain kalau yg mana follow bos kena suruh kerani bwh Seksyen diaorang yg uruskan. Part susah atau senang jaga bos tu betul. Kalau dpt bos yg senang nk handle, x byk karenah mmg alhamdullilah sgt. Tpi klu dpt yg cerewet mmg boleh stress..

    ReplyDelete
  15. Betul2 apa kerja sekali pun, tentu byk rintangan dan cabaran kan.
    Nak melayan kerenah bos,,bos kecil, bos besar, bos sedang-sedang...
    pening-pening tapi betul la, nak cari keje lain, nak g interview mmg dah tak kuasa...hahha so nak tak nak, "setia" aje la kat tempat keje skrg hehehe

    ReplyDelete
  16. yea betul... kadang tak sempat nak makan minum uruskan mesy dan appoiment Bos...

    ReplyDelete
  17. Mencabar betul keje Akak. Lagi2 company besar.Nak jaga banyak bos pulak tu. Tapi kalau kita enjoy dengan environment keje kita dan suka kerja kita memang malas nak tukar kerja lain dah. Malas nak menghadap IV

    ReplyDelete
  18. Fuh banyak kena handle tu kak. Kalau Ana, mmg tak lah. Nak handle emosi tu paling susah.

    ReplyDelete
  19. Nampak macam seronok dan mudah. Rupanya banyak tugasan kena buat tu. Mencabar nak kerja SU ni.

    ReplyDelete
  20. semoga dimurahkan rezeki selalu., aminn
    kan cikkak sekretari ;p

    ReplyDelete
  21. Betul tu. Bos always right. Kene tahan kalau dpt bos yg rasa betul walau jelas tak betul.

    ReplyDelete

Heyy Gojes..Any Comment????
Comment Yang Elok- Elok Aje Ye......